Aide CampagnePro

CampagnePro est un logiciel Windows qui vous permet d’envoyer des emails personnalisés à vos propres contacts (tarifs, promotions, rappels, informations pratiques, invitations, vœux), par votre serveur de messagerie (SMTP) ou par Outlook. Vos contacts, vos modèles et votre historique restent sur votre ordinateur : aucun compte à créer, aucune plateforme en ligne. L’application contient aussi sa propre aide, accessible depuis la barre de gauche.

Pour bien démarrer

CampagnePro fonctionne sous Windows 10 (version 2004 ou ultérieure) ou Windows 11, en 64 bits. Pour envoyer par Outlook, il faut Outlook classique (le « nouvel Outlook » n’est pas pris en charge) ; l’envoi par SMTP fonctionne sans Outlook.

La barre de gauche donne accès à cinq rubriques : Campagnes (organiser et lancer vos envois), Destinataires (votre carnet d’adresses), Modèles (le contenu des emails), Historique (tout ce qui a déjà été envoyé) et Paramètres.

L’ordre conseillé pour un premier envoi : régler les Paramètres, remplir les Destinataires, écrire un Modèle, créer une Campagne et son envoi, puis préparer, tester et lancer.

1. Les Paramètres : serveur SMTP ou Outlook

Dans Paramètres, choisissez comment partent vos emails :

• SMTP : renseignez les informations de votre serveur de messagerie (adresse, port, type de sécurité, identifiant et mot de passe), ainsi que l’adresse d’expéditeur. Ces informations sont fournies par votre hébergeur ou votre fournisseur de messagerie. Certaines messageries grand public demandent un mot de passe spécifique aux applications : consultez l’aide de votre fournisseur.
• Outlook : les emails partent par Outlook classique, installé sur votre poste.

Vous pouvez aussi régler :

• la cadence d’envoi, de 1 à 30 emails par minute, jamais plus : elle ménage votre serveur de messagerie et protège sa réputation ;
• une copie et une copie cachée, ajoutées automatiquement à chaque envoi.

Le mot de passe SMTP est chiffré sur votre ordinateur et n’est jamais réaffiché : laisser le champ vide au moment d’enregistrer conserve le mot de passe déjà en place.

2. Les Destinataires

Il y a deux façons d’alimenter votre carnet d’adresses :

• Saisie manuelle : bouton Nouveau contact. Seule l’adresse email est obligatoire ; elle doit être unique, car c’est elle qui identifie un contact.
• Import : bouton Importer un fichier…, depuis un fichier Excel ou CSV. Vous pouvez partir de notre modèle d’import de contacts (Excel).

À l’import, un aperçu s’affiche : rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué sur Importer. Un contact déjà connu (même adresse, majuscules et minuscules ignorées) est mis à jour plutôt que dupliqué, et une cellule vide n’efface pas une information déjà enregistrée.

Catégories : le bouton Catégories… gère vos catégories de contacts (Client, Prospect, Fournisseur, ou toute autre que vous créez : Adhérent, Bénévole…). Elles servent de filtre pour préremplir la liste des destinataires d’un envoi.

Contact inactif : le bouton Désactiver exclut automatiquement un contact des prochains envois, sans le supprimer : utile pour quelqu’un qui ne souhaite plus être contacté. La suppression définitive n’est possible que pour un contact sans historique d’envois.

3. Les Modèles

Un modèle est le contenu d’un email : un sujet et un corps. L’éditeur visuel permet de mettre en forme le texte (gras, couleurs, titres, listes, liens, images) sans connaître le HTML ; le bouton Code HTML reste disponible pour les utilisateurs avancés.

Les champs de fusion, comme {{ Prenom }} ou {{ Societe }}, sont remplacés à l’envoi par les informations de chaque destinataire. Un modèle contenant un champ inconnu ou une accolade mal fermée ne peut pas être enregistré.

L’aperçu, sous l’éditeur, utilise exactement le même moteur que l’envoi réel : ce que vous voyez est ce qui partira. Le bouton Dupliquer est pratique pour créer une variante (par exemple tutoiement et vouvoiement) d’un même modèle.

4. Campagnes et envois planifiés

Une campagne (par exemple « Vœux 2027 ») regroupe un ou plusieurs envois planifiés. Un envoi planifié associe un modèle, une date indicative, d’éventuelles pièces jointes et une liste de destinataires. Deux textes différents (tutoiement et vouvoiement, par exemple) correspondent à deux envois planifiés distincts.

• Nouvel envoi crée un envoi planifié dans la campagne sélectionnée ; Préparer (ou un double-clic sur la ligne) rouvre un envoi existant.
• L’état affiché (À préparer, Prêt à envoyer, En cours, Terminé…) n’est jamais saisi : il est calculé à partir des emails réellement envoyés.
• La date prévue est un simple repère : ce n’est pas un déclencheur automatique, c’est toujours vous qui lancez l’envoi.
• Un envoi ne peut être supprimé que s’il n’a encore rien expédié ; au-delà, il est conservé pour l’historique.

5. Préparer et lancer un envoi

L’écran de préparation réunit :

• à gauche : la description, le modèle, le mode d’envoi (SMTP ou Outlook), la date prévue et les pièces jointes (CampagnePro indique si chaque fichier est trouvé ou introuvable) ;
• à droite : la sélection des destinataires (filtre par catégorie, recherche, cases à cocher, compteur) et un onglet Aperçu. Un contact inactif ou dont l’adresse est invalide est affiché en gris et ne peut pas être coché.

Trois boutons vous accompagnent :

1. Envoyer un test : envoie l’email à l’adresse que vous saisissez à ce moment-là, sans rien ajouter à l’historique. Faites-le toujours avant un vrai envoi.
2. Vérifier : contrôle que tout est prêt (pièces jointes présentes, destinataires valides…) sans rien envoyer.
3. Lancer l’envoi… : enregistre, vérifie une dernière fois, demande confirmation, puis démarre le suivi.

Une fois qu’un email est parti (envoyé ou en échec) pour un envoi planifié, le modèle et les pièces jointes ne peuvent plus être changés : seules la description, la date et la liste des destinataires restent modifiables. Un même destinataire ne reçoit jamais deux fois le même email d’un envoi.

6. Suivre l’envoi

Pendant l’envoi, l’écran de suivi affiche une barre de progression, les compteurs (envoyés, en attente, échecs), la cadence et la durée estimée.

• Pause arrête proprement l’envoi après l’email en cours ; Reprendre l’envoi repart uniquement sur les emails encore en attente, jamais sur ceux déjà envoyés.
• Retenter les échecs remet en attente les emails qui ont échoué (adresse refusée, serveur momentanément indisponible…) pour les renvoyer.
• Le tableau du bas donne, pour chaque destinataire, le statut et le détail exact de l’erreur éventuelle.

L’Historique

Cette rubrique rassemble tous les emails réellement envoyés ou en échec, toutes campagnes confondues : pratique pour retrouver « qu’a-t-on envoyé à ce contact » ou « pourquoi cette adresse échoue-t-elle toujours ». Vous pouvez filtrer par texte (destinataire, adresse, campagne…), par campagne, par statut et par période. Le bouton Exporter… enregistre la liste affichée dans un fichier CSV, par exemple pour la comptabilité ou comme preuve d’envoi.

Sauvegarde et restauration

Vos données ne sont que sur votre ordinateur : sauvegardez-les régulièrement. Dans Paramètres, la carte Sauvegarde enregistre une copie complète de la base (contacts, modèles, campagnes, historique) dans un fichier que vous choisissez.

Restaurer une sauvegarde… remplace toute la base actuelle par le contenu d’un fichier de sauvegarde, après confirmation. Une sauvegarde de sécurité est prise automatiquement juste avant, au cas où vous changeriez d’avis. C’est aussi le moyen de retrouver vos données sur un nouvel ordinateur.

Version d’essai et achat

CampagnePro s’essaie gratuitement pendant 30 jours, avec toutes ses fonctions. Pendant l’essai, chaque envoi planifié peut compter jusqu’à 25 destinataires (les emails de test ne sont pas limités). Un bandeau en haut de l’application rappelle l’essai et propose le bouton Acheter.

L’achat est unique, sans abonnement, depuis l’application ou depuis la fiche du Microsoft Store : vos contacts, vos modèles et votre historique sont conservés. Le tarif en vigueur est indiqué sur la page CampagnePro.

Questions fréquentes

CampagnePro est-il un outil d’envoi massif ?

Non. Pour protéger la réputation de votre messagerie, les envois sont limités à 30 emails par minute maximum. CampagnePro s’adresse à des carnets d’adresses de quelques dizaines à quelques milliers de contacts, que vous connaissez.

Un contact ne veut plus recevoir mes emails : que faire ?

Il n’y a pas de lien de désinscription automatique. Désactivez simplement le contact dans la rubrique Destinataires : il est exclu de tous les prochains envois.

Mes données sont-elles envoyées à COSOGES ?

Non. Vos contacts, modèles et historique restent sur votre ordinateur. Consultez la politique de confidentialité.

L’envoi par Outlook ne fonctionne pas.

Vérifiez que vous utilisez Outlook classique (inclus dans Microsoft 365 ou Office) et non le « nouvel Outlook », qui n’est pas pris en charge. Vous pouvez aussi choisir l’envoi par SMTP, qui ne nécessite pas Outlook.

L’éditeur ou l’aperçu des modèles ne s’affiche pas.

Ils utilisent Microsoft Edge WebView2, déjà présent sur Windows 11 et sur les Windows 10 à jour. Mettez Windows à jour si besoin.

Une question ?

Écrivez-nous à support@cosoges.fr, ou envoyez-nous une suggestion d’amélioration. Découvrez aussi la présentation de CampagnePro.